Die KEYMO™ Lösung bietet eine umfassende Palette von Dienstleistungen, die auf der elektronischen Signatur beruhen.
Der elektronische Stempel
Konfigurieren Sie Ihren digitalen Stempel wie ein Stempelkissen, um ihn mithilfe von KEYMO™ und seiner Anwendung für Mobiltelefone, Tablets oder PCs in Dokumente einzufügen.
Elektronische Signatur
Sobald Ihre persönliche Unterschrift gespeichert ist, können Sie diese mit Ihrem Mobiltelefon oder dem Handy eines Dritten in alle digitalen Dokumente einfügen.
Das elektronische Siegel
Mittels eines qualifizierten Zertifikates können Sie Ihr Firmen-, Verwaltungs- und/oder Dienststellensiegel hochladen. Dadurch können Sie die Integrität Ihres Dokuments authentifizieren und seine Echtheit bestätigen.
Was ist ein elektronischer Stempel?
Es handelt sich um den Aufdruck eines Firmenstempels, so wie Sie es mit einem Stempelkissen tun würden.
Heutzutage ist die Verwendung von Firmenstempeln in allen Unternehmen und Behörden üblich, sogar vorgeschrieben.
Mit der zunehmenden Digitalisierung werden viele Dokumente elektronisch versendet und müssen nicht mehr ausgedruckt werden.
Das Setzen eines Firmenstempels erfordert jedoch das Ausdrucken, Stempeln und Scannen des Dokuments, um es weiterleiten zu können.
Um den Verwaltungsalltag zu erleichtern und gleichzeitig den seriösen und marketingrelevanten Aspekt des Stempels beizubehalten, haben wir den digitalen Stempel KEYMO™ entwickelt.
Der KEYMO™ Digitalstempel erweist sich als sehr einfach in der Handhabung, da er die allgemein bekannte Geste des Stempelns übernimmt und die übliche Methode zur Konfiguration eines Stempelkissens beinhaltet.
Angesichts des Missbrauchs von Unternehmensidentitäten in Folge von Diebstahl / Verlust von Stempeln bietet der elektronische KEYMO™ Stempel zudem ein Höchstmaß an Sicherheit.
Der KEYMO™ Stempel integriert den Vorgang, den Stempelprozess durch einen von Ihnen festgelegten PIN-Code zu schützen. Aber auch sämtliche Daten des Firmenstempels werden in einem digitalen Safe geschützt, der sich in einer hochsicheren Komponente des KEYMO™ Stempels befindet. Diese Komponente basiert auf dem gleichen Verfahren, das auch in Bankkarten und Personalausweisen/Reisepässen zum Einsatz kommt.
Um maximalen Schutz beim Setzen eines Firmenstempels zu gewährleisten, bietet Ihnen der KEYMO™ Stempel Funktionalitäten, die die gleichen Pflichten und Anforderungen wie eine elektronische Signatur erfüllen.
Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten.
Elektronische Signatur, ja, aber welche?
Es gibt viele verschiedene Definitionen für die digitale Signatur, aber der Begriff der elektronischen Signatur entspricht streng definierten Richtlinien, Anforderungen und Standards.
Die elektronische Signatur muss Standards erfüllen, die durch die nationale und internationale Gesetzgebung definiert sind. Beispiele hierfür sind ESIGN (Electronic Signatures in Global and National) in den USA und eIDAS (electronic IDentification, Authentification and trust Service) in Frankreich und ganz Europa.
Diese Standards und Normen basieren alle auf der Verwendung asymmetrischer Verschlüsselungsmechanismen, die als die leistungsfähigsten Verfahren zur Gewährleistung der Integrität und Authentizität elektronischer Daten anerkannt sind.
Diese ermöglichen es, dass die elektronische Signatur den gleichen oder sogar einen stärkeren Wert als die handschriftliche Unterschrift hat und somit vor Gericht als Beweis oder Anscheinsbeweis zulässig ist.
Die vorgeschriebenen technischen Anforderungen, damit eine elektronische Signatur anwendbar ist und als solche anerkannt wird, variieren je nach Kritikalitätsgrad des zu unterzeichnenden Dokuments.
Die verschiedenen Ebenen der elektronischen Signatur werden wie folgt festgelegt:
Die Einfache Elektronische Signatur (SES)
Die einfache elektronische Signatur ist durch die standardmäßige Verwendung unseres Stempels KEYMO™ und seiner Anwendung realisierbar.
Die einfache digitale Signatur ist für alle Rechtsgeschäfte zwischen Privatpersonen oder privaten Akteuren anwendbar. Dies umfasst unter anderem die folgenden Dokumente (sowie weitere hier nicht erwähnte Dokumente):
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Verträge
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Rechnungen
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Bestellscheine
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Mandate
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Buchhaltungsunterlagen
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Genehmigungen
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Empfangsbestätigungen
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (Advanced Electronic Signature, AES)
Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist durch die
standardmäßige Verwendung unseres KEYMO™ Stempels und seiner App durchführbar.
Sie erfordert außerdem einen Identifikationsprozess (oder KYC) des Nutzers des
KEYMO™ Stempels, bevor sie ihm zugewiesen wird. Dieser Prozess kann entweder
innerhalb des Unternehmens mit eigenen Mitteln erfolgen oder durch einen
vertrauenswürdigen externen Partner.
Bestimmte private Akteure können sich als anspruchsvoll erweisen und diese Art der Signatur verlangen, da sie der Ansicht sind, dass der Inhalt der zu unterzeichnenden Dokumente ein zusätzliches Sicherheitsniveau erfordert.
Einige Stellen verlangen daher manchmal diese Art der Signatur für:
- Rechnungen
- Arbeitsverträge
- Lebensversicherungsverträge
- Immobilienkaufverträge
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) mit qualifiziertem Zertifikat
Die fortgeschrittene elektronische Signatur mit
qualifiziertem Zertifikat ist durch die fortgeschrittene Nutzung unseres
KEYMO™-Stempels und seiner App realisierbar.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur mit qualifiziertem Zertifikat entspricht also der fortgeschrittenen elektronischen Signatur, der ein qualifiziertes Zertifikat für eine bestimmte Person zugeordnet wird.
Zu diesem Zweck bietet die KEYMO-Anwendung Zugriff auf
den individuellen, öffentlichen Schlüssel des KEYMO Stempels, sodass Sie die Erstellung
eines qualifizierten Zertifikats auf der Grundlage dieses Schlüssels bei einem
vertrauenswürdigen Drittanbieter wie GlobalSign, Entrust, CertEurope,
Certinomis, Chambersign usw. beantragen können.
Der vertrauenswürdige Drittanbieter dieses qualifizierten
Zertifikats bietet in der Regel auch an, die Identifizierung des Nutzers des
KEYMO™ Stempels durchzuführen und realisiert de facto den
"fortgeschrittenen" Aspekt (KYC) dieser Signatur.
Sobald Sie Ihr Zertifikat abgerufen haben, müssen Sie es nur noch mithilfe der Anwendung in den KEYMO™ Stempel laden und können dann diese Art von Signatur nutzen.
Zu den Dokumenten, die in der Regel diese Art von Signatur erfordern, zählen unter anderem:
- Entmaterialisierte Verwaltungsdokumente
- Antwort auf Ausschreibungen für öffentliche Aufträge.
Die qualifizierte Signatur (QES)
Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Sicherheitsstufe, die im Rahmen der elektronischen Signatur erreicht werden kann.
Die qualifizierte elektronische Signatur ist durch die erweiterte Funktionalität unserer Anwendung realisierbar und wird durch die integrierte Technologie des KEYMO™ Stempels möglich.
Nahe der fortgeschrittenen elektronischen Signatur mit qualifiziertem Zertifikat wird es in diesem Fall erforderlich sein, den KEYMO™ Stempel einem vertrauenswürdigen Dritten, der das qualifizierte Zertifikat ausstellt, zu übergeben, damit er den KEYMO™ Stempel mit seinem qualifizierten Zertifikat integral qualifizieren kann, bevor er ihn Ihnen übergibt.
Diese Art der Signatur wird in sehr spezifischen Fällen für Dokumente verwendet, die mit regulierten Geschäftsaktivitäten, Körperschaften oder auch im öffentlichen Bereich zusammenhängen.
Die Dokumente, die diese Unterschrift am häufigsten erfordern, sind:
- Notarielle Urkunden
- Gerichtsentscheidungen
- Dokumente von Gerichtsvollziehern
- Bestimmte öffentliche Verträge (Ausschreibungen, Verträge, Rechnungen)
- Dokumente von Rechtsanwälten
- Dokumente von Bankinstituten
Ein elektronisches Siegel, wofür?
Das elektronische Siegel ist durch den fortgeschrittenen
Einsatz unseres KEYMO™ Stempels und seiner Anwendung realisierbar.
Ein elektronisches Siegel ist das Äquivalent der fortgeschrittenen elektronischen Signatur und der fortgeschrittenen elektronischen Signatur mit qualifiziertem Zertifikat, die nicht auf eine Einzelperson, sondern auf ein Unternehmen, eine Rechtsperson angewendet wird. Das Anbringen eines elektronischen Siegels bedeutet keine Verpflichtung des Unternehmens in Bezug auf das gestempelte Dokument, sondern gewährleistet die Echtheit und den offiziellen Charakter des Dokuments.
Die Bezeichnung „elektronisches Siegel“ erfordert standardmäßig die Erfüllung der Kriterien für die "fortgeschrittene Signatur“ oder "fortgeschrittene Signatur mit qualifiziertem Zertifikat" mit denselben Grundsätzen, die im Zusammenhang mit der elektronischen Signatur erwähnt werden.
Unser Service mit der oben erwähnten Bezeichnung "elektronischer Stempel" könnte als einfacher elektronischer Stempel bezeichnet werden.
Die Verwendung eines elektronischen Siegels (fortgeschritten, qualifiziertes Zertifikat) anstelle eines elektronischen Stempels (einfach) hängt von dem Wert ab, den man dem gestempelten Dokument verleihen möchte.
Dokumente, die als sensibel oder von hohem Wert eingestuft werden, können speziell Gegenstand eines fortgeschrittenen Stempels mit oder ohne qualifiziertes Zertifikat sein.
Zu diesen Dokumenten zählen beispielsweise:
- Diplome
- Zertifikate
- Finanzberichte
- Wartungs- und Produktionsberichte
- Dokumente zum geistigen Eigentum